Principios y etapas de la contratación administrativa

En forma previa a realizar las compras, la Junta debe contar con el presupuesto aprobado por el Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros.   Algunos de los principios que deben ser cumplidos cuando se realizan los procesos de compra pública, son:

• Buena fe: significa que en principio y salvo prueba en contrario, debe asumirse que los participantes en una contratación administrativa actúan de buena fe.
• Eficiencia: el principio de eficiencia orienta a la Administración, en este caso a la Junta, a regirse por el cumplimiento del interés público, la eficiencia y el correcto uso de los fondos públicos. En sus actuaciones debe garantizar el oportuno cumplimiento de los fines que por ley le han sido encomendados.
• Legalidad y seguridad jurídica: la interpretación que la Contraloría General de la República ha dado es que  estos dos principios brindan garantía a los procedimientos de contratación administrativa, pues exigen  que las reglas establecidas en el cartel o el pliego de condiciones, sean  específicas y lo suficientemente claras, precisas y objetivas, de tal forma que disminuyan la posibilidad de que la Administración cometa arbitrariedades en contra de alguno de los participantes, es decir que no vayan a ser cambiadas en forma antojadiza. La Junta debe buscar la selección de la oferta más conveniente, definiendo para ello una serie de reglas claras, precisas y objetivas de conocimiento previo para todos potenciales oferentes, las cuales deben ser respetadas en todo momento y especificarse en el cartel o pliego de condiciones.
• Publicidad: las compras se pagan con fondos públicos que salen de los impuestos que pagan todos los ciudadanos, por lo tanto debe darse acceso a los expedientes de contratación administrativa y una adecuada divulgación de los procedimientos, pues son de carácter público. De no actuarse según este principio, podría considerarse violentado el derecho fundamental a la información y acceso a los documentos públicos.
• Libre participación: todo interesado puede hacer llegar su oferta a la Junta y ésta hacer el proceso de análisis, en principio, para determinar si la admite o no. Además, la Junta no podrá incorporar condiciones específicas en el cartel, con la intención de excluir a algún eventual oferente.   Independientemente del monto estimado de la compra, las etapas que debe observar la Junta para realizarla, se describen a continuación:

Etapas previas:

• Determinación de necesidades de bienes y servicios.
• Formulación y aprobación del presupuesto por parte de la Junta, en forma articulada con el PAT que elaboró el Director del Centro Educativo.
• Aprobación externa del Presupuesto por parte del Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros de la Dirección Regional de Educación correspondiente.
• Elaboración del Plan de compras, que contiene el listado de las compras de bienes y servicios que se realizarán en el ejercicio económico; la fecha estimada de su realización. Es el programa de trabajo por medio del cual la Junta podrá guiarse para realizar sus compras. Este programa debe estar disponible para consulta de los interesados. Se recomienda pegarlo en alguna pizarra. Si el centro educativo posee sitio web, puede también publicarse de esa forma. También podría estar disponible en la fotocopiadora, para reproducción de los interesados.
• Determinación del tipo de procedimiento: para ello la Junta debe regirse por los estratos de contratación administrativa que periódicamente actualiza la Contraloría General de la República, según el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa.
• Decisión de Inicio: es la decisión administrativa que da inicio al procedimiento. Debe emitirse por medio de acuerdo de la Junta. Debe contener una justificación de la importancia de la compra; el monto estimado de la compra; el registro presupuestario donde se ha programado el gasto, el cronograma de la compra y el responsable de realizar el procedimiento. Debe describir en detalle el bien o servicio que se desea comprar y la cantidad.
• Conformación del expediente de contratación: toda la gestión de contratación administrativa, debe documentarse. Para ello, debe existir un expediente por cada procedimiento de compra, debidamente numerado y foliado. Además, deben establecerse las medidas de control interno necesarias para la custodia de dicho expediente. Este expediente puede ser consultado por las partes interesadas, previa solicitud ante la Junta. La documentación debe incluirse en el orden cronológico que se recibe y emite. Puede hacerse uso de medios electrónicos para el trasiego de documentos, siempre y cuando la Junta así lo establezca claramente en el cartel o pliego de condiciones.

Etapas de la contratación administrativa:

1. Elaboración y publicación del pliego de condiciones o cartel: es el compendio de reglas y condiciones por las que se regirá una compra. Debe incorporar los requisitos, un detalle claro de los bienes y servicios por contratar; las condiciones que la Junta requiere en cuanto a plazos de entrega y garantías. También debe indicar el plazo y las condiciones de la recepción de las ofertas: hora, lugar, cantidad de copias, entre otras. Debe explicar cómo se evaluarán las ofertas; si solamente se evaluará la variable de precio, debe establecerse así en el cartel. Algunas direcciones de las Oficinas Centrales del MEP.
2. Recepción de ofertas: es el procedimiento por medio del cual se reciben las ofertas de los interesados en participar en el concurso. La Junta debe realizar un análisis de los requisitos y condiciones formales solicitadas en el cartel para determinar si admite la oferta. Puede subsanar aspectos de la oferta que no comprometan asuntos sustanciales del concurso.  La puede ser excluida del concurso únicamente en casos en que se detecte una infracción sustancial a las condiciones del pliego de condiciones o al ordenamiento jurídico.
3. Análisis de ofertas: consiste en evaluar cada oferta admitida, según se explicó en el cartel. Debe quedar constancia en el expediente de los procedimientos. Si se trata de analizar ofertas de bienes muy especializados, la Junta puede hacer uso de un criterio experto. Algunos ejemplos son: contratación de obra; compra de equipo de cómputo; entre otros.
4. Acto de adjudicación: Es el acuerdo de la Junta por medio del cual formaliza la selección del proveedor adjudicado. Este acto debe comunicarse a los participantes y debe dejarse constancia del comunicado y del recibido.
5. Ejecución de la compra: una vez que es firme la adjudicación, se procede a formalizarla por medio de la suscripción de contrato cuando corresponda, o bien, la emisión de la orden de compra.
6. Recepción de bienes y servicios: la Junta y el proveedor coordinan aspectos logísticos de entrega. Una vez revisados los bienes y servicios que entrega el proveedor adjudicado contra los requerimientos de la Junta plasmados en el cartel y asumidos en la oferta, la Junta puede:

• • Realizar una recepción provisional, si requiere de algún criterio especializado para dar la recepción definitiva, o cuando las condiciones lo ameriten siempre bajo el principio de buena fe.
  • Realizar una recepción definitiva, que sería la base para iniciar el trámite de pago. Dicho trámite, debe estar respaldado por un acuerdo de Junta, que especifique el número de factura, el monto de la misma y el nombre del acreedor.
  • No recibir los bienes y servicios si ha comprobado que no corresponden a los pactados, fijando un nuevo plazo de entrega, según lo normado.

Los miembros de las Juntas pueden dirigirse al Departamento de Servicios Administrativos y Financieros de la Dirección Regional de Educación para evacuar sus consultas y recibir orientaciones respecto de los procedimientos de contratación administrativa. No obstante, es importante hacer notar que la competencia para resolver recursos o apelaciones sobre procedimientos de contratación administrativa que realizan las Juntas, no es del MEP ni de alguna de sus instancias. La normativa vigente otorga tales competencias a la Contraloría General de la República.