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Dirección Financiera

Es el órgano técnico responsable de la administración, gestión y control de los recursos financieros-contables, destinados a financiar el desarrollo de los planes, políticas, programas y proyectos del MEP. Conforme a lo establecido en el presupuesto autorizado por el Ministerio de Hacienda y aprobado por la Asamblea Legislativa.

¿Cuáles son los procesos más relevantes de esta Dirección con relación a la gestión de Juntas?

En materia de Juntas, corresponde a la Dirección Financiera por medio del Departamento de Gestión de Juntas, dictar los lineamientos técnicos, directrices y manuales de procedimientos requeridos para orientar la formulación, ejecución, supervisión y control de la gestión presupuestaria, financiera y contable.

 

Contáctenos

  • Departamento de Gestión de Juntas de la Dirección Financiera
  • 2233-6654/2233-6657
  • [email protected]
  • Edificio Raventós, 5° piso, San José
  • Transferencias
    Las Juntas que se benefician de transferencias de recursos financieros que provienen del presupuesto del MEP, deben inscribirse ante el Ministerio de Hacienda como acreedores de transferencias. Esta inscripción se realiza por medio del Departamento de Gestión de Juntas, de la Dirección Financiera del MEP. Este procedimiento explica las gestiones que tiene que realizar la Junta para recibir los recursos financieros que el MEP le aportará para el desarrollo de diversos programas y proyectos educativos en beneficio de los estudiantes.
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    Pasos para inscribir la Junta como acreedor de transferencias

  • Informes
    De conformidad con las competencias y responsabilidades asignadas en la normativa vigente, corresponde al Departamento de Servicios Administrativos y Financieros de cada Dirección Regional de Educación, recibir y analizar los informes contables, financieros y presupuestarios que las Juntas aprueban y que son elaborados por el Tesorero-Contador; esta actividad debe realizarse dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha de corte mensual; este período aplica para los informes trimestrales de saldos que dispone cada Junta de Educación y Junta Administrativa. El análisis que se realiza trata de comprobar la razonabilidad y consistencia de los datos presentados en los informes.  Cualquier diferencia o situación que no se explique a partir del análisis de dichos informes, debe ser planteada ante la Junta para que instruya al Tesorero Contador y que realice las ampliaciones, correcciones o aclaraciones que corresponda. Estos informes permiten a la Junta y al Director del Centro Educativo, conocer periódicamente las disponibilidades reales con que cuenta y dar seguimiento a los acuerdos tomados y los proyectos, desde el punto de vista de la inversión financiera. Puede también identificar recursos ociosos y disponibles para atender necesidades del centro educativo. Tipos de informe: mensual y trimestral.  El procedimiento del informe mensual debe consultarse con la Dirección Regional de Educación correspondiente, mientras que los pasos para presentar el informe trimestral de saldos por fuente de financiamiento se indican en esta página, a continuación.
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    Pasos para presentar el informe trimestral

  • Compra de bienes y servicios
    Se conoce con el nombre de Contratación Administrativa, al proceso por medio del cual las instituciones públicas, pueden hacer sus compras para obtener los bienes y servicios necesarios para su gestión. El Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas, establece que las Juntas son las encargadas de realizar los procesos de compras de bienes y servicios respetando los procedimientos de contratación establecidos. En forma previa a realizar las compras, la Junta debe contar con el presupuesto aprobado por el Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros. Algunos de los principios que deben ser cumplidos cuando se realizan los procesos de compra pública, son:   Buena fe: significa que en principio y salvo prueba en contrario, debe asumirse que los participantes en una contratación administrativa actúan de buena fe.   Eficiencia: el principio de eficiencia orienta a la Administración, en este caso a la Junta, a regirse por el cumplimiento del interés público, la eficiencia y el correcto uso de los fondos públicos. En sus actuaciones debe garantizar el oportuno cumplimiento de los fines que por ley le han sido encomendados.   Legalidad y seguridad jurídica: la interpretación que la Contraloría General de la República ha dado es que  estos dos principios brindan garantía a los procedimientos de contratación administrativa, pues exigen  que las reglas establecidas en el cartel o el pliego de condiciones, sean  específicas y lo suficientemente claras, precisas y objetivas, de tal forma que disminuyan la posibilidad de que la Administración cometa arbitrariedades en contra de alguno de los participantes, es decir que no vayan a ser cambiadas en forma antojadiza. La Junta debe buscar la selección de la oferta más conveniente, definiendo para ello una serie de reglas claras, precisas y objetivas de conocimiento previo para todos potenciales oferentes, las cuales deben ser respetadas en todo momento y especificarse en el cartel o pliego de condiciones.   Publicidad: las compras se pagan con fondos públicos que salen de los impuestos que pagan todos los ciudadanos, por lo tanto debe darse acceso a los expedientes de contratación administrativa y una adecuada divulgación de los procedimientos, pues son de carácter público. De no actuarse según este principio, podría considerarse violentado el derecho fundamental a la información y acceso a los documentos públicos.   Libre participación: todo interesado puede hacer llegar su oferta a la Junta y ésta hacer el proceso de análisis, en principio, para determinar si la admite o no. Además, la Junta no podrá incorporar condiciones específicas en el cartel, con la intención de excluir a algún eventual oferente.   Independientemente del monto estimado de la compra, las etapas que debe observar la Junta para realizarla, se describen a continuación:   Etapas previas:
    • Determinación de necesidades de bienes y servicios.
    • Formulación y aprobación del presupuesto por parte de la Junta, en forma articulada con el PAT que elaboró el Director del Centro Educativo.
    • Aprobación externa del Presupuesto por parte del Jefe del Departamento de Servicios Administrativos y Financieros de la Dirección Regional de Educación correspondiente.
    • Elaboración del Plan de compras, que contiene el listado de las compras de bienes y servicios que se realizarán en el ejercicio económico; la fecha estimada de su realización. Es el programa de trabajo por medio del cual la Junta podrá guiarse para realizar sus compras. Este programa debe estar disponible para consulta de los interesados. Se recomienda pegarlo en alguna pizarra. Si el centro educativo posee sitio web, puede también publicarse de esa forma. También podría estar disponible en la fotocopiadora, para reproducción de los interesados.
    • Determinación del tipo de procedimiento: para ello la Junta debe regirse por los estratos de contratación administrativa que periódicamente actualiza la Contraloría General de la República, según el artículo 27 de la Ley de Contratación Administrativa.
    • Decisión de Inicio: es la decisión administrativa que da inicio al procedimiento. Debe emitirse por medio de acuerdo de la Junta. Debe contener una justificación de la importancia de la compra; el monto estimado de la compra; el registro presupuestario donde se ha programado el gasto, el cronograma de la compra y el responsable de realizar el procedimiento. Debe describir en detalle el bien o servicio que se desea comprar y la cantidad.
    • Conformación del expediente de contratación: toda la gestión de contratación administrativa, debe documentarse. Para ello, debe existir un expediente por cada procedimiento de compra, debidamente numerado y foliado. Además, deben establecerse las medidas de control interno necesarias para la custodia de dicho expediente. Este expediente puede ser consultado por las partes interesadas, previa solicitud ante la Junta. La documentación debe incluirse en el orden cronológico que se recibe y emite. Puede hacerse uso de medios electrónicos para el trasiego de documentos, siempre y cuando la Junta así lo establezca claramente en el cartel o pliego de condiciones.
      Etapas de la contratación administrativa:   Elaboración y publicación del pliego de condiciones o cartel: es el compendio de reglas y condiciones por las que se regirá una compra. Debe incorporar los requisitos, un detalle claro de los bienes y servicios por contratar; las condiciones que la Junta requiere en cuanto a plazos de entrega y garantías. También debe indicar el plazo y las condiciones de la recepción de las ofertas: hora, lugar, cantidad de copias, entre otras. Debe explicar cómo se evaluarán las ofertas; si solamente se evaluará la variable de precio, debe establecerse así en el cartel. Algunas direcciones de las Oficinas Centrales del MEP.   Recepción de ofertas: es el procedimiento por medio del cual se reciben las ofertas de los interesados en participar en el concurso. La Junta debe realizar un análisis de los requisitos y condiciones formales solicitadas en el cartel para determinar si admite la oferta. Puede subsanar aspectos de la oferta que no comprometan asuntos sustanciales del concurso.  La puede ser excluida del concurso únicamente en casos en que se detecte una infracción sustancial a las condiciones del pliego de condiciones o al ordenamiento jurídico.   Análisis de ofertas: consiste en evaluar cada oferta admitida, según se explicó en el cartel. Debe quedar constancia en el expediente de los procedimientos. Si se trata de analizar ofertas de bienes muy especializados, la Junta puede hacer uso de un criterio experto. Algunos ejemplos son: contratación de obra; compra de equipo de cómputo; entre otros.   Acto de adjudicación: Es el acuerdo de la Junta por medio del cual formaliza la selección del proveedor adjudicado. Este acto debe comunicarse a los participantes y debe dejarse constancia del comunicado y del recibido.   Ejecución de la compra: una vez que es firme la adjudicación, se procede a formalizarla por medio de la suscripción de contrato cuando corresponda, o bien, la emisión de la orden de compra.   Recepción de bienes y servicios: la Junta y el proveedor coordinan aspectos logísticos de entrega. Una vez revisados los bienes y servicios que entrega el proveedor adjudicado contra los requerimientos de la Junta plasmados en el cartel y asumidos en la oferta, la Junta puede:  
    • Realizar una recepción provisional, si requiere de algún criterio especializado para dar la recepción definitiva, o cuando las condiciones lo ameriten siempre bajo el principio de buena fe.
    • Realizar una recepción definitiva, que sería la base para iniciar el trámite de pago. Dicho trámite, debe estar respaldado por un acuerdo de Junta, que especifique el número de factura, el monto de la misma y el nombre del acreedor.
    • No recibir los bienes y servicios si ha comprobado que no corresponden a los pactados, fijando un nuevo plazo de entrega, según lo normado.
    Los miembros de las Juntas pueden dirigirse al Departamento de Servicios Administrativos y Financieros de la Dirección Regional de Educación para evacuar sus consultas y recibir orientaciones respecto de los procedimientos de contratación administrativa. No obstante, es importante hacer notar que la competencia para resolver recursos o apelaciones sobre procedimientos de contratación administrativa que realizan las Juntas, no es del MEP ni de alguna de sus instancias. La normativa vigente otorga tales competencias a la Contraloría General de la República.
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  • Tesoreros – Contadores
    En esta sección se incluye una descripción general de los pasos que debe seguir la Junta para disponer de los servicios de tesorería y contabilidad necesarios para apoyar las transacciones de carácter financiero, contable y presupuestario que realiza.   La modalidad de contratación que debe utilizarse es la de servicios profesionales, por lo que es necesaria la realización del procedimiento de contratación administrativa pertinente para la obtención de este tipo de servicio. De esta manera, la contratación de un Tesorero Contador, se rige bajo la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y jurisprudencia que haya emitido la Contraloría General de la República y que se relacione con los procedimientos de contratación administrativa.   Es vital para la Junta que el Tesorero Contador contratado preste sus servicios en forma oportuna y eficiente, pues del registro de las transacciones financieras, contables y presupuestarias, se extrae información que es fundamental para la toma de decisiones de la Junta y del Director del Centro Educativo. Asimismo, la información de rendición de cuentas que la Junta debe elaborar a las instancias que les dotan de recursos financieros, se apoya en gran medida en los informes que debe generar el Tesorero Contador.   Asimismo, el manejo de las labores de tesorería presupone que la persona contratada debe mostrar altos estándares de honestidad, orden y disciplina, pues le corresponde autorizar erogaciones y registrar ingresos, que se dan en las cuentas bancarias de las Juntas.   Es así como la Junta debe poner especial atención en la selección del Tesorero Contador.
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    Pasos para la contratación del Tesorero – Contador

  • Presupuesto
    En esta sección se incluyen procedimientos relacionados con las diferentes fases del proceso presupuestario que ejecutan las Juntas de Educación y Juntas Administrativas: formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación. El registro de las transacciones presupuestarias, permite a los miembros de Junta, Directores, funcionarios del MEP y otros interesados, conocer cuál es el uso que se da a los fondos que administran las Juntas. Les facilita también el establecer el orden de prioridad en la atención de las diversas necesidades de la comunidad educativa, pues deben definir cuáles situaciones pueden resolverse con los recursos disponibles en un determinado período. Asimismo, se mejora la transparencia en la gestión financiera de las Juntas y se facilita la toma de decisiones, pues el uso de formularios estandarizados contribuye positiva mente en una mejor y más oportuna interpretación de la información financiera de la Junta.  
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    Pasos para presentar el presupuesto ordinario

    Pasos para presentar el presupuesto extraordinario

    Pasos para presentar una modificación presupuestaria

    Pasos para presentar una liquidación presupuestaria

  • Fuentes de financiamiento
    En esta sección se incluye información de las distintas leyes, programas y subsidios de los cuáles las Juntas pueden recibir fondos para el financiamiento de distintas actividades, servicios y/o bienes respectivamente.   Las Juntas de Educación y Juntas Administrativas, de acuerdo con el Reglamento General de Juntas, son entidades de derecho público sometidas a disposiciones legales que regulan la asignación, uso, supervisión y control de los recursos públicos canalizados por medio del Presupuesto Nacional y otras fuentes de financiamiento, con el fin de garantizar que éstos sean utilizados para atender las necesidades de los centros educativos y mejorar el bienestar de la población estudiantil.   Entre sus funciones se encuentra la ejecución oportuna, eficiente y transparente de los recursos públicos que les hayan sido transferidos, respetando el destino establecido por la fuente de financiamiento.
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    Fuentes de Financiamiento

  • Fondos propios
    A continuación, damos una breve explicación de cómo las Juntas pueden obtener fondos propios a través de distintas actividades y su debida gestión. La recaudación de fondos propios, provenientes de actividades del centro educativo, padres de familia, maestros, estudiantes y comunidad a beneficio de la escuela, serán incluidos en el presupuesto de la Junta, con la explicación clara de su procedencia y destino.
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    Fondos propios

  • Caja chica
    Las Juntas pueden solicitar autorización para manejar una caja chica, para compras de menor cuantía. La solicitud debe presentarse formalmente, ante el Departamento de Gestión de Juntas de la Dirección Financiera. Las Juntas que ya están utilizando una Caja chica, podrán solicitar ampliación del fondo de Caja Chica. El gasto está delimitado a las partidas de materiales y suministros y gastos menores urgentes. Es una forma ágil para atender la compra de bienes y servicios indispensables y de verdadera urgencia de la institución y de menor cuantía. Las compras por Caja chica, no están sujetas a los procedimientos establecidos en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, por lo que el procedimiento de compra se facilita.

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